Posta elettronica, le cose da non fare mai

 

Questo è il capitolo 3 della guida all’uso della posta elettronica senza brutte figure. Mi raccomando, non dimenticate di seguire anche i consigli negli altri capitoli!

3. Cose da non fare mai

Quello che segue e’ un elenco in ordine sparso di pratiche da evitare tutte le volte che ci si rivolge a sconosciuti tramite mailing list, newsletter e simili. Non preoccupatevi, ci vuole molto di piu’ a leggerlo che a metterlo in pratica!

3.1. Usare sistemi antispam “Challenge-Response”

I sistemi antispam “Challenge-Response” o C-R per brevita’, sono quelli in cui, ogni volta che uno sconosciuto vi spedisce un’email, riceve un messaggio automatico che dice piu’ o meno “per confermare che sei un essere umano ben intenzionato e non un programma di spamming, visita questa pagina web o rispondi a questo messaggio: solo se lo farai il tuo messaggio originale verra’ inoltrato alla persona a cui lo avevi inviato”. In teoria, l’idea e’ meravigliosa, tant’e’ che ci sono aziende che si fanno addirittura pagare, in un modo o nell’altro, per offrirvi questo “servizio”.

In pratica, a meno di non essere davvero esperti e configurarli con la massima attenzione, i sistemi C-R sono il modo migliore per infastidire notevolmente i membri di tutte le mailing list a cui siete iscritti e di non ricevere piu’ email da nessuno, con la possibile eccezione di qualche insulto. I motivi sono tanti e gia’ spiegati in dettaglio in un’altra pagina, quindi qui bastera’ un esempio per capire come ci si puo’ far male in questo modo.

Immaginate di aver spedito un curriculum a ufficiopersonale@qualcheazienda.it, un indirizzo che magari avrete pure configurato come “amico” nel vostro sistema C-R. Il curriculum viene trovato interessante e qualche dirigente (il cui indirizzo email non potete conoscete in anticipo, poniamo sia Liutprando.Corbelloni@qualcheazienda.it vi scrive direttamente invitandovi a un colloquio. Ora, ma davvero vi illudete che Liutprando Corbelloni, con tutto quel che ha da fare, perdera’ tempo a rispondere a un’email sospetta e non richiesta (=SPAM!) solo per inoltrare un invito a un perfetto sconosciuto che magari al colloquio si rivelera’ un incompetente? Non e’ molto piu’ probabile che vi mandi qualche accidente, vi cataloghi come spammer, butti il messaggio C-R e inviti al colloquio il prossimo degli altri 100200 curriculum che ha in casella? Le uniche persone che si prendono la briga di rispondere a questi messaggi sono quelle a cui dovete dei soldi. Lasciate perdere i sistemi C-R.

3.2. Mandare messaggi composti in HTML o composti solo da immagini

L’HTML e’ il linguaggio con cui si creano le pagine web. Alcuni programmi per la posta elettronica permettono di usarlo per scrivere email in grassetto, corsivo, a colori, con figure e cosi’ via, ma…

  • i messaggi in questo formato hanno dimensioni notevolmente maggiori di quelli composti come testo semplice, quindi chi ha una connessione Internet con tariffa a tempo o byte si trova costretto, quando scarica i messaggi, a pagare di tasca propria la vostra configurazione di posta o i vostri gusti tipografici. Immaginate con quale piacere vorra’ rispondervi…

  • i messaggi HTML vengono considerati come spam da diversi filtri automatici. Uno dei motivi e’ che, proprio come le pagine web vere e proprie, e’ facilissimo inserirvi virus e tante altre “sorpresine” che danneggiano l’integrita’ del computer o la privacy del suo possessore. E’ per questo che diverse persone marchiano come SPAM o comunque cancellano automaticamente, senza nemmeno aprirli, i messaggi HTML. In certe aziende lo fa automaticamente il server centrale, quindi gli utenti non vedono quei messaggi nemmeno quando vorrebbero farlo

Gli stessi rischi si corrono spedendo messaggi composti soltanto da un’immagine. Se proprio dovete spedire solo un’immagine, mandatela come allegato, invece di copiarla e incollarla nel testo.In generale, se non siete assolutamente sicuri in anticipo che tutti i destinatari di un dato messaggio possono e vogliono leggere la posta elettronica in formato HTML, spedite i messaggi come testo semplice.

3.3. Spedire testi gia’ leggibili integralmente su Internet

Prima o poi, a tutti capita di trovare una pagina interessante su Internet e pensare “Quest’articolo sicuramente e’ rilevante per la mailing list X, ora glielo spedisco cosi’ ne parliamo insieme!” In realta’, spedire a liste pubbliche con archivi pubblici un intero testo gia’ pubblicato su Internet e’ sbagliato per almeno due motivi:

  • A meno che non sia espressamente consentito dai titolari dei diritti d’autore, ridistribuire interi articoli via Internet e’ illegale, quindi potrebbe creare inutili seccature legali o peggio non solo a chi spedisce ma anche ai moderatori e al webmaster dell’archivio online della lista.

  • A parte questo, qualunque sia il copyright di un brano, spedirlo integralmente a tutta una lista pubblica e’ al limite dello spamming: siete davvero sicuri che tutti gli iscritti vorranno trovarselo integralmente nella casella di posta? Conviene sempre spedire solo l’indirizzo Internet di quel brano e un breve estratto: in questo modo chi ha ancora una connessione internet a tempo non e’ costretto a scaricare (=pagare!) tutto l’articolo se non gli interessa.

3.4. Chiedere la cancellazione da una lista… alla lista stessa!

Le mailing list sono gestite in maniera completamente automatica da appositi programmi. Quando scrivete all’indirizzo della lista quei programmi provvedono a inoltrare il vostro messaggio a tutti gli iscritti. Che sono persone proprio come voi, cioe’ gente che non ha nessuna possibilita’ di cancellare voi da quella lista quando vi stancate di starci!

Le procedure per cancellarsi da una lista sono sempre automatiche e prevedono sempre o la compilazione di un modulo su Internet o l’invio della richiesta di cancellazione ad altri indirizzi email, senza mai disturbare la lista stessa!!! Le istruzioni dettagliate per cancellarsi vi vengono inviate quando vi iscrivete: non perdetele e seguitele alla lettera quando decidete di cancellarvi. Se le avete perse, cercate l’indirizzo email degli amministratori della lista, e chiedete a loro di aiutarvi.

Spedire una richiesta di cancellazione allo stesso indirizzo che avete sempre usato per inviare messaggi agli altri iscritti e’ uno dei sistemi piu’ rapidi per farsi la fama di poveri pivelli. Non fatelo, darete soltanto fastidio agli altri iscritti! Nessuno vi stara’ a sentire e molto probabilmente l’unico riscontro che avrete saranno commenti non proprio gentili sulla vostra preparazione informatica.

L’unico caso in cui e’ ammissibile inviare una richiesta di cancellazione alla lista e’ quando siete davvero sicuri di aver seguito alla lettera la procedura di cancellazione, questa non ha funzionato e non riuscite nemmeno a rintracciare i moderatori. A volte, ma molto raramente, capita.

3.5. Rubare i thread

Quando volete iniziare su una mailing list un nuovo argomento di discussione, non fatelo mai, anche se viene naturale, replicando all’ultimo messaggio ricevuto dalla lista stessa e cambiandone il soggetto. In gergo questa pratica si chiama “rubare il thread”, cioè la discussione già in corso, e facendone uso anche inconsapevolmente è molto più facile essere ignorati oppure, in casi estremi, beccarsi addirittura qualche rispostaccia seccata.

Il motivo è che ogni messaggio email contiene un codice identificativo unico, chiamato Message-ID. Potete vederlo chiedendo al vostro programma di posta elettronica di visualizzare l’intestazione del messaggio. Ora, qualsiasi programma email decente, quando si replica a un messaggio, aggiunge alla risposta un’intestazione nascosta che dice “questo messaggio è una replica a quello con il Message-ID uguale a…”.

I programmi di posta elettronica usano tutte queste informazioni per visualizzare i messaggi nella casella di posta nella maniera più ordinata e chiara, quella indispensabile nelle mailing list in cui molte domande, risposte e controrisposte arrivano senza ordine predefinito: ovvero come un “albero” di messaggi, in cui è sempre immediatamente chiaro quale messaggio è la risposta a quale altro, indipendentemente dall’ordine in cui sono stati spediti.

Questo meccanismo funziona (giustamente) indipendentemente dal soggetto di un messaggio. Di conseguenza, quando iniziate una nuova discussione replicando all’ultimo messaggio ricevuto da una lista e cambiandone il soggetto, la vostra replica viene comunque visualizzata (in qualsiasi programma email decente e in quasi tutti gli archivi di mailing list su Internet) sotto al messaggio a cui avete replicato, e non come inizio di una nuova discussione. Di conseguenza:

  • tutte le (molte) persone che configurano i loro programmi per seguire solo certe discussioni si vedono apparire proprio lì in mezzo un messaggio che non c’entra niente. Questo è l’equivalente digitale di entrare in una stanza dove è in corso una discussione e (senza salutare) chiedere qualcosa che non c’entra nulla. Se siete fortunati, verrete semplicemente ignorati, ma solo in quel caso

  • tutti gli archivi email di quella mailing list verranno ugualmente “mescolati”, rendendone meno chiara e quindi utile la consultazione.

  • tutte le persone che avevano deciso che il messaggio cui avete replicato non gli interessa molto probabilmente non noteranno il vostro messaggio, proprio perchè appare in una zona dello schermo che non gli interessa anzichè, come dovrebbe in cima alla lista dei nuovi messaggi. Quindi non vi risponderanno anche se avrebbero potuto e voluto aiutarvi

è per tutte queste ragioni che “rubare un thread”, anche se sicuramente l’avete fatto in buona fede, non aumenta certo le vostre probabilità di avere il maggior numero di risposte possibile, prima possibile.

Non rubate i thread. Se dovete replicare a una discussione, fatelo. Se dovete iniziarne una nuova, componete un NUOVO messaggio alla mailing list partendo da zero. è l’unico modo per garantire che il vostro messaggio non abbia quell’intestazione nascosta che lo lega a quello vecchio. Ci vogliono solo pochi secondi in più, ma le vostre probabilità di ottenere risposte aumenteranno molto di più.

3.6. Inviare allegati in formati proprietari

Vi sembrerebbe educato spedire a un amico o collega una lettera scritta con inchiostri speciali, visibili soltanto inforcando occhiali costosissimi?

Beh, in un certo senso è proprio quello che fate ogni volta che spedite a qualcuno file creati con programmi molto costosi come Microsoft Word, Excel, PowerPoint… senza essere sicuri in anticipo che quella persona può permettersi di comprare quegli stessi programmi, o rischiare di indurla a commettere un reato, cioè installare una copia pirata di quel software. Costringere a spese superflue o a reati assolutamente inutili è particolarmente grave in un contesto educativo, cioè quando certi file vengono spediti agli alunni dalla loro scuola (=educatore…) ma il problema è generale, tant’è che esistono almeno altri Undici motivi per non inviare mai allegati Microsoft Office o comunque proprietari.

3.7. Usare gergo da SMS

“cmq”, “xkè”, “xò”… che tristezza! Imbastardire l’Italiano potrebbe essere inevitabile quando siete costretti a comunicare in non più 160 caratteri con nove tasti microscopici. Se lo fate al computer, invece, date solo l’impressione di essere delle povere anime perse che non sanno esprimersi decentemente, altro che padroni delle nuove tecnologie. E no, “ma io ormai sono abituato così” non è una giustificazione valida, ma un problema esclusivamente vostro che a chi vi legge via Internet non interessa minimamente. A parte questo, usare questo linguaggio minorato nella posta elettronica è contro il vostro interesse perché:

  • aumentate notevolmente le possibilità che i filtri antispam cancellino il vostro messaggio prima che gli altri lo vedano. Inserire stringhe di testo casuali, assenti da qualunque vocabolario, è una tattica comunissima ma ormai nota degli spammer.

  • se lo fate su una mailing list, la versione archiviata del messaggio non verrà certo indicizzata correttamente dai motori di ricerca, quindi non avrete alcun diritto di lamentarvi se gli altri iscritti vi chiedono sempre la stessa cosa: siete voi quelli che l’hanno già scritta in modo che fosse impossibile ritrovarla… Fra parentesi, ci sono anche parecchi forum Internet che vietano esplicitamente lo “stile” SMS proprio per questo motivo

  • che vi piaccia o no, la realtà è che siamo ancora tutti quanti abituati a leggere e riconoscere solo parole scritte correttamente (tranne quei poverini che hanno sempre letto e scritto solo SMS, ma in quel caso è colpa loro…). Moltissime persone anche giovani, pur non rendendosene conto, fanno molta più fatica a decodificare un testo lungo più di qualche parola, se è mutilato in quel modo. Quindi, più o meno inconsciamente, si irritano, si stufano di leggervi e non vi rispondono. Peggio per voi. Non è colpa degli altri se non volete sprecare qualche secondo in più per spiegarvi.

  • la Rete è piccola: siete sicuri che la mailing list su cui date così fieramente prova di analfabetismo di ritorno usando il gergo da SMS non sia letta anche dal direttore del personale di quell’azienda a cui avete appena spedito il curriculum, magari descrivendovi come esperti della comunicazione online?

3.8. Scrivere titoli o interi paragrafi tutti in maiuscolo

Alcuni lo fanno perché si illudono che in questo modo quello che scrivono sembrerà più importante e urgente e quindi verra’ letto prima e con piu’ attenzione. Altri lo fanno perche’ sembra un simpatico vezzo, una cosa alla moda che ti distingue. In pratica, titoli e messaggi scritti interamente in maiuscolo vengono immediatamente cestinati, letti solo parzialmente o comunque ignorati, magari inconsciamente, quindi sono un altro buon metodo per non ottenere risposte (sempre nel migliore dei casi).

Il motivo? Lettere, parole e frasi dei testi composti interamente da maiuscole sono meno riconoscibili di quelli scritti come si deve, quindi meno leggibili. Un testo tutto in maiuscolo fa fare piu’ fatica, quindi stanca prima. Questo semplice fatto che istintivamente conosciamo tutti e’ anche dimostrato da diversi studi scientifici:

3.9. Non andare mai a capo o non dividere il testo in paragrafi

Per come e’ fatto, il cervello umano fa piu’ fatica a seguire e decifrare linee di testo troppo lunghe o troppo corte o pagine/schermate intere di testo senza interruzioni, cioe’ senza paragrafi. Questo e’ un dato di fatto che i tutti i tipografi del mondo sanno benissimo da secoli: non e’ un caso se le linee dei libri normalmente hanno intorno a 80 caratteri di testo o se i giornali vengono stampati a colonne: in caso contrario la gente leggerebbe meno, perche’ farebbe molta piu’ fatica.

E’ per questo che tutte le guide dedicate a tipografia o comunicazione efficace, anche via computer, raccomandano di andare a capo e dividere sempre il testo in paragrafi brevi (chunking) (vedi anche “Il paragrafo, questo sconosciuto!” utile anche per chi volesse scrivere su Internet).

Di conseguenza, se scrivete senza mai andare a capo o separare visivamente le varie sezioni di un messaggio aumentate notevolmente le probabilità che una parte notevole degli utenti di una mailing list (che in genere hanno tante altre cose da fare) si stufino prima di arrivare alla fine del medesimo. D’altra parte, non e’ colpa loro se chi scriveva non ha voluto spendere quei 5 secondi in piu’ che sarebbero bastati per rendere il suo testo molto piu’ facile da seguire.

3.10. Violentare la punteggiatura o fregarsene

Ma… davvero… siete convinti che… se scrivete così… quelli che vi leggono… riusciranno a capirvi facilmente e… vi leggeranno… volentieri?

Non è molto più probabile che provino l’impressione di ascoltare qualcuno affetto da asma o qualche altra malattia respiratoria, magari contagiosa, insieme a un irresistibile prurito e a un forte impulso di non leggere più quello che scrivete e di non rispondervi mai per non rischiare di ricevere risposte dello stesso tipo?

Come dice Carla Lattanzi nella sua guida alla punteggiatura che consigliamo di leggere integralmente”: _I puntini di sospensione devono essere dosati con cautela, perché il ridicolo è sempre in agguato. Leggi in proposito lo spassoso articolo di Umberto Eco sugli sciagurati puntini di sospensione“_.

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